Project Manager – PM (Quản trị dự án) là những người giữ vị trí chủ chốt trong quá trình thực hiện một dự án. Nếu coi việc vận hành là cơ thể thì PM đảm nhận vai trò bộ não.
Các khâu quan trọng đều do PM gánh vác: Làm dự toán, lập đội dự án, lập kế hoạch, phân chia công việc, quản l‎ý tiến độ và chất lượng, làm việc với khách hàng, quản lý nguồn lực,…Vậy đâu là những tố chất quan trọng của một nhà quản lý dự án tài năng?!!
1. Có khả năng phát triển ý tưởng lớn
Bạn sẽ làm việc với nhà tài trợ dự án để đưa ra ý tưởng hình thành một bức tranh ban đầu về dự án và xem liệu nó có khả thi hay không. Nhiệm vụ của bạn là nhìn nhận khách quan dự án, từ đó dự đoán chính xác những thay đổi và sẵn sàng đưa ra cách tiếp cận phù hợp đối phó với sự thay đổi đó.
2. Đánh giá và quản lý rủi ro – risk
Ở vai trò quản lý dự án, bạn cần phải có kỹ năng phân tích rủi ro, đánh giá chúng và cả việc quản lý các mối đe doạ đến sự thành công của dự án. Bên cạnh đó bạn cũng cần xem xét đến các cơ hội từ những rủi ro (không phải rủi ro nào cũng gây nên kết quả tiêu cực) để dự án đạt kết quả tốt trong thời gian, chi phí cho phép.
3. Quản lý và sử dụng đúng nguồn lực
Sự thay đổi nhanh từ thị trường kinh doanh, dẫn sự phức tạp của dự án là cần phải quản lý đội ngũ tham gia lớn, cần nhiều tài nguyên để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, phải làm việc với các stakeholders (người/ nhóm người có quyền lợi nhất định đối với việc thực thi dự án) nhiều hơn mà vẫn đảm bảo mỗi người được nhận đúng nhiệm vụ và hoàn thành tốt nhất trong khả năng của mình. Kết quả của dự án phụ thuộc vào kết quả công việc dựa trên mục tiêu chung dự án.
4. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian không đơn thuần là phân bổ thời gian cho một hoặc nhiều công việc. Bạn phải có khả năng phân tích những gì bạn đang làm, dành thời gian cho công việc nào và những công việc đó có thật sự quan trọng để quyết định sự thành công của dự án hay không.
5. Có khả năng tổ chức tốt và khả năng làm việc đa nhiệm
Một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ biết làm thế nào để quản lý nhiều dự án cùng lúc, nhiều nhiệm vụ cùng lúc và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Những dự án có nhà quản lý tổ chức công việc tốt thì dự án chạy khá suôn sẻ, và ngược lại thì dự án luôn phải đối đầu với tần suất cao với các vấn đề và xung đột ngoài ý muốn, gây nên căng thẳng không chỉ cho các stakeholders mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án. Quản lý dự án không chỉ quản lý tổng thể mà đôi khi cần phải nắm chi tiết tất cả các công việc bởi đôi khi, những chi tiết rất nhỏ cũng có thể gây nên sự thất bại của dự án.
6. Khả năng lãnh đạo
Bạn cần lường được tất cả khả năng xảy ra với dự án và thương lượng với team về những thách thức trong quá trình làm việc. Bạn cần khuyến khích đội của mình làm tốt công việc, ngay cả trong thời điểm vô cùng khó khăn; bao gồm huấn luyện, hướng dẫn và phát triển tất cả những người làm việc trong dự án, ngay cả với người không trực tiếp làm việc cho bạn. Đó là phí tổn thường bị lãng quên trong các dự án nhưng hãy nhớ rằng mọi người hoạt động tốt hơn nếu họ cảm thấy rằng họ được tôn trọng và khuyến khích làm việc tốt nhất.
Vì vậy, khi bạn có thể làm cho dự án trở thành nơi mà mọi người phát triển và rèn luyện các kỹ năng mới, cùng tinh thần hăng hái, nhiệt tình và luôn giữ thái độ ‘’có thể làm’’ – (can-do) thì mọi người sẽ muốn làm việc với bạn cũng như mang lại sự cam kết hiệu quả cho dự án.
7. Quản lý truyền thông hiệu quả
Có thể bạn có những kỹ năng quản lý, kỹ thuật tốt,… để có thể đảm nhận công việc một nhà quản lý dự án lớn, nhưng sẽ khó mà đạt được thành công nếu bạn không có khả năng giao tiếp hiệu quả với stakeholders và đội ngũ dự án theo ngôn ngữ của họ. Bạn sẽ cần thiết lập các cuộc họp để giải quyết các vấn đề phát sinh, phân tích xác định rủi ro và truyền thông đến stakeholders khi chúng xảy ra, cập nhật tiến độ dự án với quản lý cấp cao, lắng nghe kỳ vọng, hướng xử lý vấn đề từ các stakeholder và các thành viên trong đội dự án,… Bạn cần đảm bảo tất cả stakeholders hiểu về kỳ vọng của dự án, giúp họ giao tiếp tốt với các thành viên còn lại hoặc với chính bạn. Bạn cũng giao tiếp tốt với quản lý cấp cao, thành viên đội dự án để tất cả mọi người được cập nhật tin tốt, đôi khi tin xấu trong dự án. Kỹ năng giao tiếp là tiền đề để bạn làm công tác truyền thông hiệu quả trong dự án.
8. Giải quyết vấn đề
Theo thời gian, tất cả các dự án đều sẽ gây ra các vấn đề nhất định và nhà quản lý dự án thành công không để điều này làm họ lo lắng. Họ biết các quy trình quản lý vấn đề và cũng biết cách tốt nhất để đối phó với các vấn đề khi chúng phát sinh.
Bạn cũng có thể làm điều đó một khi bạn biết làm thế nào để đánh giá một vấn đề dự án; bằng cách dành thời gian để đọc các bản báo cáo mỗi tuần và bạn sẽ sớm nhận ra rằng đó là một công việc dễ dàng để luôn quản lý vấn đề.bạn sẽ thấy rằng quản lý vấn đề trở thành một thói quen dễ dàng để kết hợp vào thói quen hàng tuần của bạn.
Ở vai trò là một PM, bạn phải duy trì một góc nhìn về một “big picture – bức tranh lớn”, hướng dự án đến thành công, xử lý tốt các nhiệm vụ trong công việc hàng ngày và đối phó với bất kỳ khủng hoảng nào có thể xảy ra trong dự án. MBA CFVG với nền tảng kiến thức sâu rộng cùng những kỹ năng cần thiết đã qua tôi luyện sẽ là sự lựa chọn tối ưu giúp thăng tiến trên con đường trở thành nhà quản trị dự án chuyên nghiệp và tài năng.